“Công ty TNHH Mua bán nợ Việt Nam (DATC) nên xem xét chuyển sang loại hình của công ty dịch vụ chuyên nghiệp với cơ cấu tổ chức dựa trên việc thực hiện các dự án” - Công ty Nền tảng Phát triển công nghiệp (IGPI) của Nhật Bản khuyến nghị.
DATC là một trong những đơn vị đang nhận được sự hỗ trợ từ Dự án “Tăng cường năng lực quản lý tài chính doanh nghiệp triển khai tái cấu trúc doanh nghiệp nhà nước” do Cơ quan Hợp tác Quốc tế Nhật Bản (JICA) tài trợ, từ tháng 4/2014 - 2/2017. Thực hiện giai đoạn 1 Dự án, JICA đã chọn công ty IGPI làm đơn vị tư vấn thực hiện các hoạt động tăng cường chức năng cho DATC, giai đoạn này cũng vừa kết thúc.
Tư vấn về các lĩnh vực hoạt động kinh doanh có tiềm năng trong trung và dài hạn của DATC, đơn vị tư vấn IGPI cho rằng về trung hạn, công ty nên tập trung vào nâng cao năng lực đàm phán với chủ nợ bao gồm cả nợ cho vay chính sách/vay ODA (hỗ trợ phát triển chính thức). DATC cần nâng cao hơn nữa năng lực hoạt động, nếu có thể thì mở rộng sang tái cơ cấu ngành công nghiệp sử dụng các kinh nghiệm đã tích lũy được. Với chiến lược kinh doanh trong dài hạn, có nhiều lĩnh vực mà DATC có thể hoạt động hơn là chỉ giới hạn ở lĩnh vực dịch vụ tài chính và kinh doanh bất động sản.
Đặc biệt, đơn vị tư vấn IGPI rất quan tâm đến hoạt động cơ cấu tổ chức của DATC trong tương lai, IGPI cho rằng thông thường trong hình thức tổ chức của doanh nghiệp, sẽ có nhiều loại hình thức như: tổ chức theo chức năng, tổ chức theo lĩnh vực và tổ chức theo loại hình ma trận là kết hợp của hai hình thức trên. Ngoài ra, còn có hình thức tổ chức của các công ty dịch vụ chuyên nghiệp như IRCJ (Cơ quan Tái thiết công nghiệp của Nhật Bản) hoặc IGPI.
Theo đó, mỗi hình thức tổ chức đều có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Mô hình tổ chức theo chức năng như DATC hiện đang áp dụng có ưu điểm khối lượng công việc càng cao thì hiệu suất hoạt động càng được cải thiện nhờ giảm được chi phí và chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức. Mặt khác, hình thức này cũng dễ dàng đào tạo được nguồn nhân lực có kiến thức chuyên môn sâu về chức năng của từng bộ phận. Tuy nhiên, mô hình này có điểm yếu là chậm đối phó với sự thay đổi môi trường hoặc đối với các nghiệp vụ không được định hình hóa. Đối với mô hình tổ chức công ty chuyên nghiệp sẽ có ưu điểm là việc thành lập các nhóm làm việc (team) với từng dự án, các quyết định sẽ được thực hiện trong team nên được thực hiện rất nhanh. Ngoài ra, các thành viên có thể tích lũy được kinh nghiệm của nhiều dự án khác nhau.
Nhìn từ khía cạnh chiến lược và phương hướng thực hiện nghiệp vụ của DATC, IGPI cho rằng DATC nên xem xét để cải cách cơ cấu tổ chức sang loại hình của công ty dịch vụ chuyên nghiệp với cơ cấu tổ chức dựa trên việc thực hiện các dự án. Khi đó, DATC nên chia cơ cấu tổ chức thành hai bộ phận lớn là bộ phận kinh doanh (front office) thực hiện nghiệp vụ tái cơ cấu đối với doanh nghiệp tái cơ cấu hoặc cung cấp dịch vụ tư vấn và bộ phận văn phòng (back office) thực hiện các nghiệp vụ quản lý cần thiết trong hoạt động của DATC (quản lý nợ, các nghiệp vụ tài chính, pháp lý, nhân sự, lao động… của bản thân DATC).
Theo IGPI, trước tiên cần lập nhóm thực hiện dự án tham gia nhất quán từ đầu đến cuối dự án. Theo đó, nhóm thực hiện dự án không chỉ nghiên cứu tính khả thi của dự án và còn tham gia nhất quán trong việc thực hiện, cung cấp tài chính, kiểm tra, giám sát dự án. Nhóm thực hiện dự án gồm có một trưởng nhóm chịu trách nhiệm chung, dưới đó là một người quản lý dự án chịu trách nhiệm tiến hành dự án, ngoài ra có thể có thêm một số chuyên viên khác. Quản lý dự án nhận hỗ trợ từ trưởng dự án để quyết định phương châm thực hiện dự án, chịu trách nhiệm thiết kế tổng thể dự án, xúc tiến những công việc thực tế của dự án dựa trên những phương châm đã được vạch ra, bao gồm việc ủy thác nghiệp vụ ra bên ngoài, hướng dẫn đối với các thành viên khác của dự án. Do đó phải là người có kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ rộng, cần thiết liên quan đến quản lý dự án trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Hai là, chiến lược về sử dụng các chuyên gia bên ngoài trong các nghiệp vụ thẩm định. Công ty tư vấn IGPI khuyến nghị, để có thể quyết định giá mua nợ cũng như lập kế hoạch tái cơ cấu doanh nghiệp, thì việc chủ động thu thập thông tin, tiến hành phân tích, đánh giá, nắm bắt sâu sát tình hình thực tế của doanh nghiệp tái cơ cấu là hết sức cần thiết chứ không chỉ dừng ở việc kiểm tra các số liệu mà doanh nghiệp đưa lên. Tuy nhiên, với cơ cấu của nhóm xây dựng dự án hiện nay của DATC thì có sự hạn chế về mặt số lượng thành viên của nhóm. Do đó, để có thể thực hiện những công việc thẩm định chi tiết và cụ thể hơn, DATC cần có chiến lược sử dụng các chuyên gia trong các lĩnh vực như tài chính, luật, điều hành doanh nghiệp… DATC nên nghiên cứu để phân loại những nghiệp vụ thẩm định nào công ty tự thực hiện và những nghiệp vụ nào nên được ủy thác ra bên ngoài.
Kế đó, việc nâng cao năng lực thực hiện xoay vòng PDCA (hands-on) tại doanh nghiệp tái cơ cấu là cần thiết, IGPI nhận định. Mặc dù trong thời gian trước mắt, việc sử dụng các đơn vị tư vấn bên ngoài là cần thiết nhưng trong trung và dài hạn thì công ty DATC cần tích lũy những kinh nghiệm, kỹ năng này lại trong công ty. Để làm được như thế, các nhân viên của DATC nên tham gia tích cực vào việc thực hiện xoay vòng PDCA ở các doanh nghiệp tái thiết.
Cuối cùng, DATC nên chủ động định kỳ cập nhật các quy trình nghiệp vụ nội bộ để tích lũy kinh nghiệm trong công ty. Để có thể chuyển hóa kinh nghiệm tích lũy của các cá nhân thành kinh nghiệm chung của cả tổ chức, qua đó nâng cao năng lực thực hiện dự án, thì ngoài các quy định hướng dẫn thủ tục thực hiện dự án, cần phải có cơ chế chia sẻ, tích lũy trong nội bộ công ty những kinh nghiệm thực tiễn rút ra trong khi thực hiện dự án ở các lĩnh vực nhất định như phân tích tính kinh tế trong hoạt động của doanh nghiệp, phân tích tình hình tài chính… - IGPI nhấn mạnh.